Halding Foto / Køreplan til event
Hvem åbner dørene, tester mikrofonerne og giver næste taler besked? Saml tider, ansvar og teknik i en fælles eventkøreplan.
Her får I en praktisk model og en gratis Excel-skabelon til konferencer, firmaevents og receptioner.
Jeg er Mark, fotograf og filmskaber hos Halding Foto. Når jeg skal dække et event, bruger jeg programmet til at planlægge, hvor jeg skal være, og hvilke øjeblikke der kræver særlig opmærksomhed. En tale, et gruppebillede og et interview kan ikke bare flyttes rundt uden at afstemme det med resten af dagen.
Jeg har lavet guiden, så I kan samle den praktiske afvikling og give jeres leverandører et fælles udgangspunkt. Eksemplet er fiktivt, men felterne er valgt, så både arrangør, AV-team og fotograf kan se deres opgaver. Læs om mig, eller se min fotografering af firmaevents.
En køreplan beskriver afviklingen fra første leverandør ankommer, til lokalet afleveres. Gæsternes program viser indholdet. Teamets køreplan tilføjer ansvarlige, teknik, adgangstider og handlinger bag scenen.
Brug én fælles version med tydelig dato eller versionsnummer. Udpeg en afviklingsansvarlig, som kan godkende ændringer og give besked til talere, venue og leverandører.
Dette er et fiktivt eksempel på et formiddagsarrangement. Tider og varigheder er illustrative. Tilpas især opstilling, prøver, pauser og nedtagning efter venue og teknik.
| Tid | Aktivitet | Ansvar |
|---|---|---|
| 07.30–08.00 | Adgang og opstilling | Venue og eventansvarlig |
| 08.00–08.30 | Lyd- og præsentationsprøve | AV og talere |
| 08.30–09.00 | Registrering og kaffe | Værter |
| 09.00–09.10 | Velkomst | Konferencier |
| 09.10–09.45 | Oplæg | Oplægsholder |
| 09.45–10.00 | Spørgsmål og skift | Moderator |
| 10.00–10.20 | Pause og netværk | Værter |
| 10.20–11.00 | Panel eller workshop | Moderator |
| 11.00–11.10 | Opsamling og afrunding | Konferencier |
| 11.10–11.30 | Netværk og aftalt interview | Eventansvarlig |
| 11.30–12.00 | Nedtagning og aflevering | Leverandører og venue |
Beregn tid til at sætte mikrofon på næste taler, hente et panel på scenen og flytte gæster mellem lokaler. Aftal, hvilke indslag der kan forkortes, hvis programmet bliver forsinket.
Ved flere scener skal hver scene have en tydelig ansvarlig. Ingen person kan være to steder samtidig. Sammenhold derfor opgaver på tværs af hele programmet.
Markér nøglepersoner, gruppebilleder, sponsorønsker og vigtige øjeblikke. Et interview kræver både adgang til personen, et passende sted og tid til lydkontrol.
Skal I have både foto og film, aftales samtidige opgaver og bemanding. Læs om konferencefotografering og eventfilm.
Hent den gratis Excel-fil med tre faner: tjekliste, køreplan og budget. Fordel opgaver, skriv ansvarlige og deadlines, og del en fælles version med teamet. Filen kræver ingen tilmelding.
Køreplanen indeholder et fiktivt eksempel, som I kan rette. Budgettet starter med tomme beløb og beregner antal × enhedspris samt afvigelse fra jeres faktiske udgifter. Brug egne leverandørtilbud og samme momsgrundlag på alle poster.
XLSX-fil. Kan åbnes i Excel eller importeres i Google Sheets. Ret eksemplerne til jeres arrangement.
De kan dele de samme programpunkter, men køreplanen indeholder også teamets praktiske opgaver, ansvar, teknik, adgang og nedtagning. Giv gæsterne det program, de har brug for, og teamet den mere detaljerede plan.
Udpeg én afviklingsansvarlig og aftal en fælles kontaktkanal. Meld ændringer til alle berørte, og bekræft hvem der gør hvad. Gem den opdaterede fælles version, så teamet ikke arbejder efter forskellige planer.
Ja. Udskift oplæg med eksempelvis velkomst, middag, taler, underholdning og dans. Aftal servering, AV og foto omkring de vigtigste tidspunkter. Se også guiden til planlægning af firmafest.
Jeg fotograferer konferencer, receptioner og firmaevents og laver også eventfilm. Vi aftaler de vigtigste øjeblikke, billedformater, brugsrettigheder og levering før dagen.
Send dato, sted, omtrentligt tidsrum og lidt om, hvad materialet skal bruges til. Så vender jeg tilbage med et forslag til foto og film, der passer til opgaven.
Brug konferencetjeklisten eller guiden til firmafester til opgaverne før og efter selve afviklingen.
Supplér jeres plan med IDAs konferenceguide, Aarhus Universitets konferencehåndbog og Teletechs guide til AV-projektstyring. Rådene skal tilpasses arrangementets størrelse, sted og aftaler med leverandørerne.
Skrevet af Mark Skov Halding, fotograf og filmskaber hos Halding Foto. Opdateret 22. oktober 2026.
Fortæl kort om din opgave, dato og sted. Så vender jeg tilbage med muligheder og en pris, der passer til det, du har brug for.
