Tjekliste til din
næste konference.

Derfor har jeg lavet denne guide.

Som fotograf skal jeg kende mere end adressen og starttidspunktet. Hvem skal på scenen? Hvornår mødes deltagerne? Og skal billederne fortælle om faglighed, fællesskab eller en ny lancering? De svar hjælper mig med at planlægge dækningen sammen med jer.

Jeg har derfor samlet de vigtigste planlægningspunkter ét sted, med særligt blik for sammenhængen mellem program, teknik og fotografering. Målet er at gøre jeres forberedelse lettere og skabe et bedre grundlag for billeder og film, som I kan bruge efter konferencen.

Brug tjeklisten frit i jeres team. De generelle råd bygger også på de faglige kilder nederst på siden; konkrete AV-løsninger og lokaleaftaler afklares med jeres leverandører. Læs om mig og mit arbejde, eller se hvordan jeg fotograferer konferencer.

Start med disse seks beslutninger.

1. Formål: Hvad skal deltagerne kunne, vide eller gøre efter konferencen?
2. Målgruppe og format: Hvem inviteres, og er arrangementet fysisk, digitalt eller hybridt?
3. Dato og sted: Passer lokalet til deltagere, program og tilgængelighed?
4. Budget: Hvem godkender udgifter og eventuelle ændringer?
5. Ansvar: Hvem træffer beslutninger før og på dagen?
6. Kommunikation: Hvad skal invitationer, billeder og film bruges til?

Find hurtigt: før konferencen · AV og teknik · foto og film · på dagen · efter konferencen · gratis skabeloner.

Før I booker.

Giv hver opgave en ansvarlig og en deadline. Start med de aftaler, som resten af planen afhænger af.

• Fastlæg deltagerantal og eventuelle parallelle spor.
• Undersøg, om datoen kolliderer med vigtige arrangementer for målgruppen.
• Besigtig lokalet og afklar scene, møblering, pauserum, adgang, toiletter og tilgængelighed.
• Bed stedet afklare kapacitet, sikkerhed og eventuelle krav til jeres arrangement.
• Få adgangstider, opstilling, nedtagning og afbestillingsbetingelser på skrift.

Program og mennesker.

• Bekræft talere, emner og tidsrum.
• Udpeg en konferencier til at binde programmet sammen. Aftal facilitatorens opgaver, hvis deltagerne skal arbejde aktivt.
• Aftal aflevering og test af præsentationer.
• Planlæg pauser og tid til at skifte lokale.
• Udpeg værter til registrering og praktiske spørgsmål.
• Afklar invitationer, tilmelding, kosthensyn og kontaktperson.

Brug køreplanen til eventet til at samle teamets opgaver.

Lav budgettet før de sidste bestillinger.

Indhent tilbud på lokale, forplejning, AV og tekniker, talere, facilitator, fotograf, filmproduktion, transport og eventuel overnatning. Notér også udgifter til værter, navneskilte, rengøring og nedtagning, når de er relevante.

Afklar hvad der allerede indgår i stedets pakke, så samme ydelse ikke står to gange. Sammenlign tilbud på samme momsgrundlag. En reserve til ændringer vælges ud fra jeres konkrete risici og godkendes af den budgetansvarlige.

Der er ikke én standardpris for en konference. Brug faktiske tilbud og skriv tilvalg, ekstra timer og betalingsfrister ind i budgettet.

AV, projektor og lyd.

Send program og lokaleopstilling til AV-leverandøren. Bed om en løsning, der passer til indholdet og rummet.

• Skal præsentationer vises på projektor, skærm eller LED-væg?
• Kan deltagere længst tilbage læse indholdet?
• Hvilke mikrofoner skal talere, panel og publikum bruge?
• Er mixer, højttalere, kabler og adaptere med i tilbuddet?
• Hvem betjener udstyret og hjælper ved fejl?
• Er scenelyset egnet til både publikum og kamera?

Test hele signalvejen.

Prøv den computer, præsentation og video med lyd, som faktisk skal bruges. Afklar strøm, internet ved behov og en praktisk backup.

Skal oplæg optages, aftales lydudtag og lydprøve mellem AV-tekniker og filmproduktion. God lyd i salen er ikke i sig selv en aftale om optagelyd.

Hybridmøder og livestreaming kræver også en plan for kameraer, platform, forbindelse og de digitale deltagere. Beskriv behovet særskilt i briefen.

Planlæg foto og film tidligt.

Send programmet til fotografen og beskriv de billeder, I skal bruge til hjemmeside, LinkedIn, intern kommunikation eller næste års invitation.

• Prioritér talere, deltagere, netværk, sponsorer og oversigtsbilleder.
• Oplys navne på nøglepersoner og vigtige tidspunkter.
• Aftal eventuelle gruppebilleder og interviews.
• Beskriv ønskede formater og konkrete leveringsfrister.
• Afklar bemanding, hvis flere scener skal dækkes samtidig.

Læs om fotograf til konferencer og eventfilm til virksomheder.

Afklar brugen af billederne.

Aftal formål, kanaler og brugsrettigheder med fotografen. Afklar også, hvem der har ansvar for deltagerinformation, behandlingsgrundlag og eventuelt samtykke.

Et skilt ved indgangen kan informere om fotografering, men er ikke i sig selv et samtykke. Datatilsynet beskriver, at offentliggørelse skal vurderes ud fra billedet og formålet. Aftal en kontaktperson for gæster, der har spørgsmål eller særlige hensyn.

Fotografens blik: Hvad skal billederne fortælle?

En liste over personer er et godt udgangspunkt. Men fortæl mig også, hvilken historie I vil vise. Her er fire konkrete spor, vi kan tage udgangspunkt i:

• Faglighed: oplæg, relevante reaktioner fra salen og samtaler omkring indholdet.
• Fællesskab: møder mellem deltagere, samarbejde og stemningen i pauserne.
• Rammer og afsender: overblik over lokalet, scenen og den branding, der skal indgå naturligt.
• Næste skridt: billeder til en ny invitation, presse, hjemmeside eller sociale medier. Sig til, hvis der skal være plads til tekst eller beskæres til bestemte formater.

Prioritér gerne de tre vigtigste motiver i stedet for at gøre alle ønsker lige vigtige. Hvis et gruppebillede skal med, så læg det ind i programmet med et aftalt sted og en person, som hjælper med at samle deltagerne. Det er den slags konkrete aftaler, jeg gerne hjælper jer med før dagen.

Sidste kontrol og på dagen.

• Del den seneste køreplan og kontaktliste med alle ansvarlige.
• Bekræft talernes ankomst og rækkefølge.
• Afstem endeligt deltagerantal med catering inden leverandørens frist.
• Gennemfør lyd-, lys- og præsentationsprøve før dørene åbner.
• Kontrollér registrering, skilte og navneskilte.
• Udpeg én person, som godkender ændringer i programmet.
• Hold aftalte adgangsveje fri og følg stedets sikkerhedsanvisninger.

Efter konferencen.

• Kontrollér leverancer mod aftalerne.
• Send tak og relevante materialer til deltagerne.
• Udvælg billeder og klip til de aftalte kanaler.
• Følg op på nye kontakter og spørgsmål fra arrangementet.
• Sammenhold faktiske udgifter med budgettet.
• Notér hvad der skal gentages eller ændres næste gang.

Lav gerne planen for efterkommunikation før eventet, så fotograf og filmproduktion kan optage det, der skal bruges.

En eventplan, I kan arbejde videre i.

Hent den gratis Excel-fil med tre faner: tjekliste, køreplan og budget. Fordel opgaver, skriv ansvarlige og deadlines, og del en fælles version med teamet. Filen kræver ingen tilmelding.

Køreplanen indeholder et fiktivt eksempel, som I kan rette. Budgettet starter med tomme beløb og beregner antal × enhedspris samt afvigelse fra jeres faktiske udgifter. Brug egne leverandørtilbud og samme momsgrundlag på alle poster.

XLSX-fil. Kan åbnes i Excel eller importeres i Google Sheets. Ret eksemplerne til jeres arrangement.

Spørgsmål til planlægningen.

Skal jeg fotografere jeres konference?

Jeg fotograferer konferencer, receptioner og firmaevents og laver også eventfilm. Vi aftaler de vigtigste øjeblikke, billedformater, brugsrettigheder og levering før dagen.

Send dato, sted, omtrentligt tidsrum og lidt om, hvad materialet skal bruges til. Så vender jeg tilbage med et forslag til foto og film, der passer til opgaven.

Se konferencefotografering og eventfotografering og priser.

Flere værktøjer til arrangøren.

Fortsæt med køreplan til event med gratis skabelon eller tjeklisten til planlægning af firmafest.

Faglige kilder og videre læsning.

Supplér jeres plan med IDAs konferenceguide, Aarhus Universitets konferencehåndbog og Teletechs guide til AV-projektstyring. Rådene skal tilpasses arrangementets størrelse, sted og aftaler med leverandørerne.

Skrevet af Mark Skov Halding, fotograf og filmskaber hos Halding Foto. Opdateret 22. oktober 2026.