Firmafesten starter
med en god plan.

Planlæg en god aften — og giv billederne en plads i den.

Jeg er Mark, fotograf og filmskaber hos Halding Foto. Som fotograf til firmaevents skal jeg både kende de faste indslag og have plads til at fange det, der opstår mellem dem: samtalerne, reaktionerne og fællesskabet.

Derfor har jeg samlet denne guide til festudvalget. Den hjælper jer med rammerne omkring aftenen og viser, hvilke aftaler der gør det lettere at få billeder af det, I gerne vil huske og dele bagefter. Læs om mig, eller se hvordan jeg fotograferer firmaevents.

Afklar rammerne først.

Beslut hvem festen er for, hvor mange I forventer, og hvad anledningen er. Sommerfest, julefrokost og jubilæum kan kræve forskellige lokaler og programmer.

• Udpeg en beslutningstager og fordel festudvalgets opgaver.
• Fastlæg dato, deltagerkreds og om ledsagere inviteres.
• Vælg budgetramme og få den godkendt.
• Afklar sted, transport, adgangsforhold og sluttid.
• Overvej om arrangementet skal indeholde taler, priser eller et fælles indslag.

Lokale, mad og gæster.

• Besigtig stedet og afstem bordopstilling, garderobe, toiletter og tilgængelighed.
• Kontrollér hvad lokalelejen omfatter.
• Aftal menu, drikkevarer og serveringstider.
• Giv gæster mulighed for at oplyse relevante kosthensyn.
• Aftal frist for endeligt deltagerantal med catering.
• Afklar parkering, fælles transport og eventuel overnatning.
• Bed venue afklare kapacitet, sikkerhed og relevante tilladelser.

Underholdning og teknik.

• Vælg indslag efter gæsterne og festens rammer.
• Aftal spille- og pausetider med DJ, band eller underholder.
• Afklar mikrofon til velkomst og taler.
• Skal I vise film, så aftal skærm eller projektor og test afspilning med lyd.
• Afklar mixer, højttalere, lys og hvem der betjener dem.
• Få ekstra timer, transport og afbestilling beskrevet i aftalen.

Bestil udstyr ud fra leverandørens vurdering af lokalet og programmet.

Hvad skal der stå i firmafestens budget?

Lav en post for lokale, mad, drikkevarer, underholdning, teknik, fotograf, eventuel filmproduktion, transport og bemanding. Tag også aftalt rengøring, nedtagning og tilvalg med.

Brug antal deltagere × pris pr. person til de variable udgifter og konkrete tilbud til faste pakker. Kontrollér om tilbuddene er inklusive eller eksklusive moms, og brug samme grundlag i hele planen. Der er ingen standardpris i denne guide: budgettet skal bygge på jeres egne aftaler.

Den gratis eventplan indeholder et budgetark med tomme inputfelter, beregning af planlagte beløb og afvigelser på de poster, hvor I har registreret faktiske udgifter.

Lav en køreplan for aftenen.

Sæt leverandørernes adgang, velkomst, middag, taler, underholdning og afslutning ind i en fælles eventkøreplan. Afstem taler med køkkenet, så servering og mikrofoner fungerer sammen.

Hvis der skal være et gruppebillede, vælges et tidspunkt, hvor alle er samlet, og stedet egner sig til det. Aftal én kontaktperson, som kan samle de relevante personer.

Vælg hvilke øjeblikke der skal med.

Skal billederne især vise velkomst, kollegernes samtaler, taler eller dansegulvet? Send fotografen programmet og prioritér de dele af aftenen, som betyder mest for jer.

Aftal tidsrum, ønskede motiver, billedformater, brugsrettigheder og levering. En kort eventfilm kan indgå, hvis optagelser og bemanding planlægges til det. Se mulighederne for fotograf til firmafest og events.

Informér gæsterne om billeder.

Afklar før festen, hvad billeder og film skal bruges til, og hvem der håndterer information og eventuelle ønsker om ikke at blive fotograferet.

Brugsret fra fotografen og lovlig brug af billeder af gæster er forskellige spørgsmål. Et informationsskilt er ikke i sig selv et samtykke. Se Datatilsynets forklaring om offentliggørelse af billeder, og få jeres ansvarlige til at afklare det konkrete grundlag.

Sidste gennemgang og opfølgning.

• Bekræft antal gæster, adgangstider og kontaktpersoner.
• Del køreplanen med venue, catering, underholdning og fotograf.
• Test talermikrofon og eventuelle film før gæsterne kommer.
• Aftal hvem der godkender ændringer og ekstraudgifter.
• Kontrollér aflevering og nedtagning efter festen.
• Send tak, brug aftalte billeder, og saml erfaringer til næste gang.

En eventplan, I kan arbejde videre i.

Hent den gratis Excel-fil med tre faner: tjekliste, køreplan og budget. Fordel opgaver, skriv ansvarlige og deadlines, og del en fælles version med teamet. Filen kræver ingen tilmelding.

Køreplanen indeholder et fiktivt eksempel, som I kan rette. Budgettet starter med tomme beløb og beregner antal × enhedspris samt afvigelse fra jeres faktiske udgifter. Brug egne leverandørtilbud og samme momsgrundlag på alle poster.

XLSX-fil. Kan åbnes i Excel eller importeres i Google Sheets. Ret eksemplerne til jeres arrangement.

Spørgsmål til planlægningen.

Skal jeg fotografere jeres firmafest?

Jeg fotograferer konferencer, receptioner og firmaevents og laver også eventfilm. Vi aftaler de vigtigste øjeblikke, billedformater, brugsrettigheder og levering før dagen.

Send dato, sted, omtrentligt tidsrum og lidt om, hvad materialet skal bruges til. Så vender jeg tilbage med et forslag til foto og film, der passer til opgaven.

Se konferencefotografering og eventfotografering og priser.

Flere guides til jeres næste event.

Skal I også afholde et fagligt arrangement? Brug tjeklisten til konferencer. Til selve afviklingen finder I køreplan og gratis skabelon her.

Faglige kilder og videre læsning.

Supplér jeres plan med IDAs konferenceguide, Aarhus Universitets konferencehåndbog og Teletechs guide til AV-projektstyring. Rådene skal tilpasses arrangementets størrelse, sted og aftaler med leverandørerne.

Skrevet af Mark Skov Halding, fotograf og filmskaber hos Halding Foto. Opdateret 22. oktober 2026.